De voorlopige datumstaat verwijst naar een verzameling financiële en administratieve informatie met betrekking tot een appartementsrecht, die aan de koper wordt overgedragen vóór de ondertekening van de verkoopovereenkomst. Dit document heeft geen autonome juridische status: de ALUR-wet verplicht de communicatie van deze gegevens (artikel L.721-2 van de Code de la construction et de l’habitation), maar er is geen tekst die het document als zodanig reguleert, noch de prijs, noch de persoon die bevoegd is om het op te stellen.
Facturering van de voorlopige datumstaat door de syndicus: een praktijk zonder juridische basis
De meeste professionele syndici brengen de opstelling van de voorlopige datumstaat in rekening als een dienst buiten het forfait. De bedragen variëren afhankelijk van de kantoren en de grootte van de vereniging van eigenaars, met gebruikelijke reeksen die tussen enkele honderden euro’s liggen.
Een schriftelijke vraag n°1324 van de parlementslid Françoise Buffet, gepubliceerd in het Staatsblad op 22 oktober 2024, heeft de regering over deze praktijk ondervraagd. Het ministeriële antwoord bevestigt twee punten: de verkoper is niet verplicht om zijn syndicus te vragen om dit document op te stellen, en er is op dit moment geen tariefregulering voorzien.
Deze afwezigheid van een tariefkader legitimeert de factuur van de syndicus niet. Het betekent gewoon dat de wetgever het niet nodig heeft geacht om in te grijpen, aangezien de verkopende mede-eigenaar al een alternatief heeft: zelf de vereiste documenten verzamelen. Voor meer informatie hierover vindt u nuttige informatie op Le Top Immobilier over de werkelijke relevantie van een gratis model.
Vereiste inhoud volgens artikel L.721-2 van de CCH voor de verkoop in mede-eigendom
Artikel L.721-2 van de Code de la construction et de l’habitation somt de informatie op die de verkoper aan de koper moet overdragen. Dit zijn de gegevens die de voorlopige datumstaat samenstelt. Als een van deze gegevens ontbreekt op het moment van de ondertekening van de overeenkomst, begint de herroepingstermijn van de koper niet te lopen.
De documenten zijn onderverdeeld in drie categorieën:
- Documenten met betrekking tot de organisatie van het gebouw: reglement van mede-eigendom, beschrijvende staat van de verdeling, notulen van de algemene vergaderingen van de afgelopen drie jaar, onderhoudsboek van het gebouw en een syntheseformulier van de mede-eigendom.
- Financiële informatie: bedrag van de lopende kosten van de begroting en de kosten buiten de begroting, staat van de achterstallige betalingen binnen de vereniging, aandeel van het fonds voor werkzaamheden dat aan het verkochte lot is gekoppeld.
- Gegevens met betrekking tot het lot zelf: bedrag van de kosten die zijn aangeroepen voor de twee boekjaren voorafgaand aan de verkoop, bedragen die eventueel door de verkoper aan de vereniging van mede-eigenaren verschuldigd zijn, en bedragen die door de koper verschuldigd kunnen zijn.
Al deze documenten zijn normaal gesproken opgenomen in de documenten die aan de mede-eigenaar worden overhandigd na elke algemene vergadering of beschikbaar op het extranet van de mede-eigendom, wanneer de syndicus er een aanbiedt.
Gratis voorlopige datumstaat: zelf opstellen zonder tussenkomst van de syndicus
De mogelijkheid om de voorlopige datumstaat zelf op te stellen, komt rechtstreeks voort uit de afwezigheid van een monopolie op de opstelling. Geen enkele tekst verplicht dat dit document door de syndicus of door een professional wordt opgesteld. De verkoper kan dus de documenten samenstellen en deze aan de notaris overdragen.
In de praktijk betekent dit dat men de notulen van de algemene vergadering, de oproepen tot betaling en de kostenoverzichten moet hebben bewaard. Een mede-eigenaar die zijn documenten van de mede-eigendom archiveert, kan de voorlopige datumstaat kosteloos opstellen.
Het probleem ontstaat wanneer er documenten ontbreken. De syndicus blijft de enige houder van de actuele boekhoudgegevens (achterstallige betalingen van de vereniging, saldo van het fonds voor werkzaamheden). Als de verkoper deze informatie niet heeft, moet hij deze opvragen bij de syndicus, die kosten kan aanrekenen voor de overdracht van individuele documenten. Volledige gratisheid is dus alleen realistisch voor een goed georganiseerde mede-eigenaar.
Risico’s van een onvolledige voorlopige datumstaat
Een onvolledig dossier blokkeert de verkoop niet, maar vertraagt de start van de herroepingstermijn. De notaris zal doorgaans weigeren de overeenkomst te laten ondertekenen zolang niet alle documenten van artikel L.721-2 zijn verzameld.
Een fout in het bedrag van de kosten of in de staat van de achterstallige betalingen kan ook aanleiding geven tot een aansprakelijkheidsactie tegen de verkoper na de verkoop. De gratis voorlopige datumstaat ontslaat niet van de juistheid van de overgedragen gegevens.
Voorlopige datumstaat en datumstaat: twee verschillende documenten bij de verkoop van een lot
De verwarring tussen deze twee documenten komt vaak voor. De voorlopige datumstaat komt voorafgaand aan de overeenkomst. De datumstaat komt erna, op het moment van de ondertekening van de authentieke akte bij de notaris.
De datumstaat is daarentegen geregeld door het decreet van 17 maart 1967. Het moet verplicht door de syndicus worden opgesteld en het tarief is sinds een besluit van 2020 beperkt tot 380 euro inclusief btw. Deze beperking geldt alleen voor de datumstaat, niet voor de voorlopige datumstaat.
- De voorlopige datumstaat informeert de koper voordat hij zich verbindt. Hij kan door de verkoper zelf worden opgesteld.
- De datumstaat stelt de notaris in staat om de kosten tussen verkoper en koper op de datum van de verkoop te verdelen. Hij moet worden opgesteld door de syndicus.
- De voorlopige datumstaat heeft geen gereguleerd tarief. De datumstaat is beperkt tot 380 euro inclusief btw.
Het verwarren van de twee documenten kan een verkoper doen denken dat hij niets zelf kan voorbereiden. In werkelijkheid valt alleen de datumstaat onder het monopolie van de syndicus. De voorlopige datumstaat blijft in handen van de verkopende mede-eigenaar, op voorwaarde dat hij over alle documenten beschikt die door de Code de la construction zijn vereist.
De werkelijke kosten van een verkoop in mede-eigendom omvatten dus minimaal de datumstaat die door de syndicus in rekening wordt gebracht. De voorlopige datumstaat vertegenwoordigt daarentegen een besparing die toegankelijk is voor elke verkoper die zijn documenten bewaart en de volledigheid ervan controleert voordat hij het dossier aan de notaris overhandigt.
